Verzuimbegeleiding

Ik heb geen inloggegevens gekregen voor XpertSuite
Als je een account hebt in XpertSuite, zou je een e-mail moeten hebben ontvangen om je account te activeren. Controleer je spam-mailbox. Als je de e-mail niet hebt ontvangen, neem dan contact met ons op via info@vitalrarbo.nl of bel ons op 0523 - 28 27 37.

Wat wordt er met werknemers gedeeld?
In XpertSuite worden uitnodigingen en rapporten met werknemers gedeeld via DialoogXpert. De werknemer ontvangt een e-mail van XpertSuite op zijn privé e-mailadres wanneer er een nieuw document voor hen klaarstaat.

Ik kan niet meer inloggen in XpertSuite
Klik op 'inloggegevens vergeten' om een nieuwe inlognaam of wachtwoord aan te vragen. Bij het opvragen van de inlognaam voer je jouw e-mailadres in.

Ik kan niet bij mijn tweefactor authenticatie app
Bij het aanmaken van je account krijg je een back-up code. Met deze code kun je inloggen en de tweefactor authenticatie opnieuw instellen. Je kunt de back-up code invullen door op 'Alternatieve tweefactor authenticatie' te klikken en dan op 'Gebruik Back-up code'.

Hoe kan ik een document uploaden?
Open het dossier, ga naar Trajectendossier, en klik op het Upload icoon bij Geïmporteerde documenten. Kies het bestand dat je wilt uploaden en klik op Opslaan.

Waar kan ik zien dat de spreekuurrapportage gereed is?
Op de startpagina vind je ‘Postvak in’. Hier staan de berichten die de verzuimspecialist naar de werknemer heeft gestuurd met de documenten.

Wat moet ik met ‘Taken’?
Voor meer informatie over taken, zie hoofdstuk 8 van onze handleiding.

Wat is digitaal ondertekenen? En hoe gaat dat?
Documenten kun je digitaal ondertekenen met je werknemer op de volgende manier:

Stap 1: Klik de taak aan, en ga naar ‘Invulscherm’.

Stap 2: Klik vervolgens op ‘Bewerken’, vervolgens wordt het document geopend met de gegevens die de verzuimspecialist heeft ingevuld. Bespreek deze met uw werknemer en pas aan waar nodig.

Stap 3: Kies voor ‘Definitief opslaan’ en daarna voor 'taak afsluiten'.

Stap 4: Ga naar trajecten dossier, onder ‘Gevalsdossier’ staat vervolgens ‘VerzuimXpert documenten.

Stap 5: Klik vervolgens op het pijltje achter het document die we zojuist definitief hebben gemaakt en kies voor 'Digitaal ondertekenen'.

Hoe vind ik een werknemer?
Je kunt werknemers opzoeken met de zoekfunctie op de startpagina. Je kunt zoeken op verschillende zoektermen (naam, geboortedatum).

Waar vind ik het overzicht van werknemers die in XpertSuite staan?
Dit kan via 'Dossier zoeken' op de starpagina.

Hoe voer ik werknemersgegevens op?
Ga naar 'Acties' op de startpagina en klik op de widget 'Organisatie'.

Waarom kan ik het veld 'Functie' niet invullen als ik een werknemer toevoeg?
Klik eerst op ‘Functie toevoegen’. Voer vervolgens een functienaam en code in.

Mijn werknemer gaat uit dienst.
Ga naar het dossier van de werknemer en klik op de drie puntjes achter het dienstverband.

Hoe meld ik iemand ziek?
Ga naar 'Acties' op de startpagina en klik op de widget 'Verzuim melden'.

Wanneer wordt een rapport ververst?
De rapporten worden één keer per week in het weekend ververst. Ook op de eerste dag van de maand zijn de rapportages direct beschikbaar!

Het verzuimrapport toont een verzuimpercentage van 0%
Dit kan gebeuren als er geen werkuren/FTE bekend zijn voor een werknemer.